GEC – Correspondance aux familles, précautions de mise en oeuvre
Depuis la version 2.15.x, GEC propose un module de « Correspondance aux familles » profondément remanié. Véritable outil de campagne d’Emailing en masse, il s’applique aux factures, relances, notifications de bourses ou simples messages d’informations libres. Tous les agréments sont là pour l’édition et la diffusion par mél lorsque l’adresse est renseignée, ou à défaut par courrier :
- Rédaction du courrier d’accompagnement avec gestion de modèles de documents et document à joindre (ex : avis aux familles). Il est possible toutefois d’ajouter plusieurs pièces jointes
- Prévisualisation des mails/documents qui seront envoyés/imprimés
- Gestion des listes de diffusion
- Test avant envoi
- Gestion des retours de mail
- Historisation des documents envoyés.
Pour que les campagnes de diffusion atteignent les parents et ne soient pas prises comme SPAM (messages indésirables, souvent publicitaire), il convient de prendre quelques précautions, à la fois dans le contenu du message (messages simples et sobres, objet du message clair et précis), le format (« pdf » pour les documents, « jpg » pour les images) et le poids des pièces jointes. Le message ne doit pas dépasser 100 Ko.
Mais c’est insuffisant, il faut s’intéresser au dispositif d’envoi des messages. En effet, GEC envoie les messages individuellement selon la liste de diffusion en s’appuyant sur le serveur SMTP utilisé par l’établissement (celui de l’académie, de la région ou du fournisseur d’accès internet directement). Il convient de prévenir le gestionnaire du serveur SMTP afin qu’il s’assure que l’envoi d’un grand nombre de messages sur une courte période ne soit pas considéré comme une action malveillante visant à écrouler les performances du système.
Il convient également de s’assurer que le service de messagerie implémente les protocoles SPF, DKIM et DMARC permettant aux fournisseurs d’accès de vérifier l’authenticité de l’établissement ou de l’entreprise associée à l’adresse Email de l’émetteur.
Enfin, il faut choisir une adresse Email que l’on renseignera à la fois comme expéditeur du message et comme adresse de réponse. L’idéal est de garder toujours la même adresse Email pour toutes les campagnes, si possible une adresse dont la crédibilité ne peut pas être mise en doute (intendance, gestionnaire, secrétariat d’intendance, etc.).
A noter : le module de correspondance aux familles est disponible uniquement sur plateforme Windows 7 et au-delà.