La gestion des visiteurs
La mise en place de la gestion des visiteurs s’avère cruciale pour la sécurité et l’efficacité organisationnelle des sites sécurisés. Malgré les efforts pour sécuriser les sites avec des dispositifs tels que les barrières de parking, les portiques de sécurité et les lecteurs de badges, le flot constant de visiteurs peut présenter un défi conséquent.
Pourquoi mettre en place la gestion des visiteurs ?
Dans le cas d’une augmentation du nombre de visiteurs, le système traditionnel d’accueil et de vérification de l’identité pourrait conduire à des retards à la réception, affectant l’expérience du visiteur et éventuellement la sécurité du site. Les technologies d’aujourd’hui offrent des alternatives plus efficaces, comme l’envoi de badges virtuels temporaires sur le smartphone des visiteurs. Même si la mise en place d’une gestion des visiteurs efficace peut nécessiter des investissements, elle reste une priorité pour garantir la sécurité du site, une meilleure organisation et améliorer l’expérience visiteur..
Les solutions ARD pour un accueil de qualité
L’accueil de visiteurs s’est modernisé et devient une activité essentielle de contrôle d’accès. Avec le module gestion de visiteurs d’ARD Access, vous pourrez gérer toutes les fonctions liées à la venue de visiteurs.
Avec le module Gestion de visiteurs d’ARD Access, vous pourrez gérer toutes les fonctions liées à la venue de visiteurs :
- Gestion en toute simplicité des arrivées et départs des visiteurs
- Gestion du temps de présence des visiteurs
- Visualisation en temps réel des visites en cours et révolues.
- Maîtrise du flux des visites
- Génération d’identifiants (QR Code,identifiant virtuel…) et envoi des invitations par mail
- Connecteur disponible avec Outlook pour créer automatiquement la visite avec autorisation d’accès à une salle contrôlée en accès le temps de la réunion
L’accueil physique :
Le visiteur fait sa demande de visite au gestionnaire qui pré-enregistre la demande et lui affecte un moyen d’identification pour son arrivée (cette demande peut être validée par un superviseur grâce au module Workflow en option). Une fois que le visiteur utilise son moyen d’identification (badge, QR Code, …) le visité est prévenu par Email ou sms. Lors de son départ, le visiteur rend le titre d’accès si c’est un badge.
Les bornes d’accueil : donnez de l’autonomie à vos visiteurs
En complément ou en remplacement du bureau d’accueil traditionnel, les bornes d’accueil apportent une solution technologiquement avancée qui permet d’accroître l’autonomie des visiteurs dès leur arrivée. Ils peuvent désormais interagir librement avec ces systèmes de pointe, simplifiant ainsi le processus d’enregistrement. Les visiteurs n’ont qu’à entrer leurs informations, pour informer de leur présence et obtenir leurs badges d’accès. Si le visiteur n’a pas de rendez-vous, il se présente devant la borne ARD Jazz, sélectionne la personne à qui il souhaite rendre visite et saisit son identité. Cela envoie la demande à ARD Access et prévient le destinataire qui crée alors la visite dans son agenda Office 365 et le visiteur reçoit un QR Code par Email.
Si le visiteur à déjà pris rendez-vous, la borne Jazz lui demandera alors le QR Code de la visite et le visiteur récupère son ticket d’accès.
Ces bornes d’accueil peuvent être adaptées pour fournir des informations complémentaires telles que le chemin à suivre pour atteindre une salle spécifique ou donner des informations de sécurité en cas d’urgence. En donnant de l’autonomie aux visiteurs, les entreprises peuvent améliorer l’efficacité de leur processus d’accueil, tout en renforçant leur image de marque grâce à l’utilisation de technologie moderne.
Le parcours visiteurs
Le parcours visiteurs fait référence aux étapes organisées que les visiteurs doivent suivre lors de leur passage dans le bâtiment. Ce parcours est conçu pour assurer une expérience fluide et sécurisée tout en permettant aux visiteurs d’atteindre leur destination prévue. Le parcours visiteurs peut inclure plusieurs éléments, tels que le préenregistrement, la validation d’autorisation d’accès, la remise du titre d’accès temporaires, la notification de l’arrivée du visiteur, la navigation à travers le bâtiment pour atteindre une salle de réunion ou une personne spécifique, et enfin, le processus de sortie et la clôture de la visite.
Les fonctionnalités
Les fonctionnalités du module « Visiteurs » de ARD Access sont les suivantes :
- Gestion multisites / multi-accueils : Un même module peut être utilisé pour plusieurs sites et plusieurs points d’accueil
- Visualisation en temps réel des visites en cours : Le gestionnaire connait en temps réel la liste des visiteurs présents sur site avec mise à jour automatique des listes à l’arrivée ou au départ du visiteur
- Détection de l’arrivée d’un visiteur et sa notification par email/SMS à l’organisateur
- Liste noire : Possibilité de déclarer les badges non rendus ou perdus en liste noire
- Rapports et statistiques : L’export d’analyses et de statistiques des visiteurs & visites pour une traçabilité optimale
Les différents supports d’identification
ARD propose différents types de supports d’identification performants pour optimiser l’accès et faciliter l’organisation :
- ARD Mobile ID® offre la possibilité d’un contrôle d’accès via smartphone grâce à un badge virtuel. Ce système sécurisé et très simple d’utilisation permet aux visiteurs de recevoir leur identifiant, sous la forme d’un code QR, avant leur visite ou après leur demande de rendez-vous à l’aide de la borne d’accueil. Cela rend l’accès au lieu plus fluide et le processus d’accueil largement simplifié.
- Le Badge DESFIRE EV1 et EV2. Ces badges contiennent une puce et une antenne, une technologie idéale pour les utilisations sans contact. À l’aide de ce badge, les visiteurs peuvent accéder aux différentes parties d’un bâtiment de manière sécurisée et contrôlée.
Pour compléter l’offre de gestion de visiteurs ARD, nous proposons des options pour simplifier le parcours utilisateur :
- L’avaleur de badge pour la restitution du titre d’accès à la fin de la visite
- Le lecteurs d’identification MRZ permettant de scanner les informations de la carte d’identité ou passeport de visiteur
- Le connecteur Office 365 pour la demande de visite depuis votre navigateur
- Le logiciel ARD Booking pour la réservation de salles couplé à ARD Access
Les avantages de la gestion des visiteurs par ARD
Découvrez les avantages de notre solution de gestion des visiteurs
Les solutions évolutives modernes et intuitives
Historiquement traité à l’aide de formulaires papier que les visiteurs signent à la réception, l’accueil de visiteurs s’est grandement transformé. Grâce au développement technologique et à l’émergence de nouvelles solutions, la gestion des visiteurs se modernise et devient une activité essentielle du contrôle d’accès et de la sûreté des bâtiments. Le module Gestion de visiteurs d’ARD Access est une illustration parfaite de ce progrès. Ce système offre des fonctionnalités avancées qui permettent de gérer toutes les étapes liées à l’arrivée, au séjour et au départ des visiteurs. La solution ARD Access se distingue notamment par sa modernité et son intuitivité. Elle fournit une interface utilisateur claire et conviviale, rendant la gestion des visiteurs plus facile et plus efficace. Plus besoin de s’encombrer avec des formulaires en papier, tout est désormais géré électroniquement et en temps réel. Ceci évite non seulement la perte d’informations, mais facilite également leur traitement et leur analyse.
Gain de temps et d’efficacité : accueil fluidifié
Avec le système de gestion des visiteurs par ARD, le gain de temps et l’efficacité sont avérés. L’accueil est fluide et permet de contrôler en toute simplicité les arrivées et les départs des visiteurs. Plus besoin de longues heures d’attente ou de processus d’enregistrement fastidieux, tout est automatisé et instantané.
Ce système offre une visibilité en temps réel des visites en cours et révolues, permettant ainsi une maîtrise parfaite du flux des visites. Il est possible de connaître le nombre exact de visiteurs à un moment donné et de planifier en conséquence, ce qui rend la gestion des visiteurs plus flexible et plus pratique.
La génération d’identifiants, comme les QR Codes, et l’envoi des invitations par mail, apportent une touche à la fois moderne et sécurisée à l’accueil. De cette manière, vous êtes assuré d’avoir un contrôle d’accès à la fois sécurisant et efficace dans la gestion des visiteurs de vos bâtiments.
Renforcement de la sécurité et amélioration de la traçabilité
La gestion des visiteurs par ARD renforce la sécurité des bâtiments en contrôlant l’accès à des zones spécifiques. Chaque visiteur se voit attribuer une autorisation d’accès à une salle contrôlée, ce qui limite les risques d’intrusion et de sabotages. Pour encore plus de sûreté, cette autorisation est validée uniquement pour la durée de la réunion, garantissant ainsi que les visiteurs n’ont accès à l’espace que lorsqu’ils sont supposés y être.
Cette solution offre aussi une excellente traçabilité. Grâce à un connecteur disponible avec Outlook, chaque visite est créée automatiquement avec toutes les informations pertinentes : qui sont les visiteurs, où doivent-ils se rendre, combien de temps seront-ils présents, etc… En ayant une vue globale et précise de tous les mouvements au sein des bâtiments, les responsables de la sécurité peuvent intervenir rapidement en cas de situation suspecte.